Hangi tür ekipman veya varlıkların (örneğin, araç filosu, makine parkı, tesis ekipmanları, bilgisayarlar vb.) bakım kayıtlarını tutmam gerekiyor? Bu kayıtları tutarken hangi bilgileri (örneğin, bakım tarihi, yapılan işlemler, kullanılan parçalar, maliyetler, bir sonraki bakım tarihi vb.) kaydetmeliyim? Hangi formatta (örneğin, kağıt tabanlı, elektronik tablo, bakım yönetim yazılımı) tutmalıyım ve bu formatı seçerken nelere dikkat etmeliyim? Bu kayıtları ne kadar süreyle saklamalıyım ve bu süre boyunca nasıl güvende tutmalıyım? Bakım kayıtlarını tutmanın yasal veya düzenleyici gereklilikleri var mı, varsa nelerdir?
Cevap
Bakım kayıtlarını tutmak için izleyebileceğiniz çeşitli yöntemler vardır. En uygun yöntem, işletmenizin büyüklüğüne, varlık sayısına ve teknik becerilerinize bağlı olacaktır. İşte yaygın olarak kullanılan bazı yöntemler ve detayları:
1. Kağıt Tabanlı Sistem:
- Defter/Log Kitabı: En basit yöntemdir. Her varlık için ayrı bir sayfa veya bölüm ayırın. Her bakım işlemini tarih, saat, yapılan işlem, sorumlu kişi, kullanılan malzeme, maliyet ve notlar (varsa sorunlar, öneriler) ile birlikte kaydedin.
- Avantajları: Düşük maliyetli, kolay erişilebilir, elektrik gerektirmez.
- Dezavantajları: Zaman alıcı (kayıt tutma, arama), hata olasılığı yüksek, veri kaybı riski var, raporlama zor, ölçeklenebilirliği düşük.
- Bakım Kontrol Listeleri: Periyodik bakımlar için önceden hazırlanmış kontrol listeleri kullanın. Her bakım işleminde kontrol listesini doldurun ve saklayın.
- Avantajları: Bakım adımlarını standartlaştırır, atlanan adımları engeller.
- Dezavantajları: Sadece önceden tanımlanmış bakımlar için uygundur, beklenmedik arızaları kaydetmek için uygun değildir.
- Dosyalama Sistemi: Bakım kayıtlarını, faturaları, garanti belgelerini ve diğer ilgili belgeleri fiziksel olarak dosyalayın.
- Avantajları: Belgeleri düzenli tutar, kolay erişim sağlar (doğru şekilde düzenlenmişse).
- Dezavantajları: Yer kaplar, zamanla yıpranır, kaybolma riski vardır, raporlama zordur.
2. Elektronik Tablolar (Örn: Microsoft Excel, Google Sheets):
- Her varlık için ayrı bir sekme veya satır oluşturun. Sütunlarda varlık bilgileri (ad, model, seri numarası vb.), bakım tarihi, yapılan işlemler, maliyet, sorumlu kişi ve notlar gibi bilgileri tutun.
- Avantajları: Kağıt tabanlı sistemden daha düzenli, veri arama ve filtreleme kolay, temel raporlama imkanları var, maliyet nispeten düşüktür.
- Dezavantajları: Veri girişi hala manuel, hatalara açık, büyük veri kümeleriyle baş etmek zor, ölçeklenebilirliği sınırlı, güvenlik açıkları olabilir (veri kaybı, yetkisiz erişim).
3. Bilgisayarlı Bakım Yönetim Sistemi (BBYS / CMMS):
- BBYS, bakım yönetimi için özel olarak tasarlanmış yazılımlardır. Varlıkları kaydetme, bakım planları oluşturma, iş emirleri oluşturma ve takip etme, stok takibi, raporlama gibi birçok özelliği barındırır.
- Bulut Tabanlı BBYS: İnternet üzerinden erişilen, abonelik tabanlı sistemlerdir. Kurulum ve bakım maliyetleri düşüktür.
- Yerel (On-Premise) BBYS: Şirketinizin sunucularına kurulan sistemlerdir. Daha fazla kontrol imkanı sunar, ancak kurulum ve bakım maliyetleri daha yüksektir.
- Avantajları: Kapsamlı özellikler, otomatik bakım planlaması, iş emri yönetimi, stok takibi, detaylı raporlama, veri güvenliği, mobil erişim, ölçeklenebilirlik.
- Dezavantajları: Yüksek maliyet (abonelik veya lisans ücreti, kurulum, eğitim), karmaşık olabilir (eğitim gerektirebilir), internet bağlantısı gerektirebilir (bulut tabanlı sistemler için).
4. Mobil Uygulamalar:
- Akıllı telefon veya tabletler için tasarlanmış bakım uygulamaları, saha teknisyenlerinin bakım işlemlerini gerçek zamanlı olarak kaydetmelerini ve yönetmelerini sağlar.
- Avantajları: Saha erişimi kolay, fotoğraf ve video ekleme imkanı, barkod okuma, GPS konum takibi, gerçek zamanlı veri girişi.
- Dezavantajları: Ek maliyet (abonelik veya lisans ücreti), mobil cihaz gerektirir, pil ömrü sınırlamaları olabilir.
Bakım Kayıtlarında Bulunması Gereken Temel Bilgiler:
Hangi yöntemi seçerseniz seçin, bakım kayıtlarınızda aşağıdaki temel bilgilerin bulunduğundan emin olun:
- Varlık Bilgileri: Varlık adı, model numarası, seri numarası, konum, satın alma tarihi, garanti bilgileri.
- Bakım Tarihi ve Saati: Bakımın yapıldığı kesin tarih ve saat.
- Yapılan İşlemler: Bakım sırasında yapılan tüm işlemlerin detaylı açıklaması (örneğin, yağ değişimi, filtre değişimi, parça değişimi).
- Kullanılan Malzemeler: Bakım sırasında kullanılan tüm malzemelerin listesi (marka, model, miktar).
- Maliyet: Bakım işleminin toplam maliyeti (işçilik, malzeme, diğer masraflar).
- Sorumlu Kişi: Bakımı yapan kişinin adı ve unvanı.
- Notlar: Bakım sırasında tespit edilen sorunlar, yapılması gereken ek işlemler, öneriler veya diğer ilgili bilgiler.
- Ölçümler: Bakım sırasında alınan ölçümler (örneğin, basınç, sıcaklık, akım). Bu ölçümler, varlığın performansını izlemek ve gelecekteki sorunları tahmin etmek için kullanılabilir.
- Fotoğraflar/Videolar: Bakım öncesi ve sonrası durumları gösteren fotoğraflar veya videolar, yapılan işlemlerin kanıtı olarak ve gelecekteki referans için faydalı olabilir.
- İş Emri Numarası: Eğer iş emri sistemi kullanılıyorsa, bakım kaydına ilgili iş emri numarasını ekleyin.
Öneriler:
- Standartlaştırın: Veri girişini kolaylaştırmak ve hataları azaltmak için bakım kayıtlarınızda standart terimler ve formatlar kullanın.
- Eğitim Verin: Bakım kayıtlarını tutacak kişilere gerekli eğitimi verin.
- Düzenli Kontrol Edin: Bakım kayıtlarını düzenli olarak kontrol edin ve eksik veya hatalı bilgileri düzeltin.
- Yedekleyin: Elektronik bakım kayıtlarınızı düzenli olarak yedekleyin.
- Yasal Gerekliliklere Uyun: Bakım kayıtlarının tutulmasıyla ilgili yasal gereklilikleri (örneğin, iş sağlığı ve güvenliği) göz önünde bulundurun.
Doğru bakım kayıtları tutmak, varlıklarınızın ömrünü uzatmanıza, arıza sürelerini azaltmanıza, bakım maliyetlerini düşürmenize ve yasal gerekliliklere uymanıza yardımcı olacaktır.
